ご案内
トラックなどで荷が到着したら、まず運転手から送り状、もしくは納品書をもらいます。
次に荷降ろしを手伝います。
降ろし終えたら、送り状もしくは納品書と降ろした現物を1つ1つ照合します。
壊れているものや送り状と違うものは、受入れてはいけません。
一時的に証拠として預かるとしても、正規に入荷したノートは区別し、運転手に確認してもらいます。
運転手が運送途中で壊したのかもしれません。
積込む前に壊れていたのかもしれません。
いずれにしても、正規の値段で買えるものではありませんから、クレ−ムをつけなければならないのです。
ここで見過ごしたら、「受け取った後に壊したのだろう」と運転手に抗弁される機会を与えることになります。
送り状や納品書と荷を照合して、ＯＫならば倉庫に入庫します。
手押し車やクリフトなどで正しい位置に格納します。
格納したら、ただちに入庫伝票を起票します。
ノート1週間分まとめて起票するのではなく、日々入庫をしたら直ちに伝票起票をしなければなりません。
また、受入検収時に発見した異品や破損品は、返品伝票を起票するか、代品を再送付してもらうかどうかを仕入先に通知して措置を決めなければなりません。
次に出庫の管理です。
「在庫品が売れた」「在庫品を使って製造する」などの出庫要求は、「出庫指示」という形で倉庫に通知されます。
製品や商品を得意先に出庫する場合には「出荷指示伝票｣、製造指図によって原材料を工程に払い出す場合には「払出指示伝票」がFAXやコンピュータの出力帳票として倉庫にやってきます。
倉庫マンは、これに従って在庫品を出庫します。
まず、手押し車やクリフトを利用して、出庫指示通りに倉庫から在庫品を出します。
「荷揃え」もしくはピッキングと言います。
在庫品は古いから先に出します。
取り出すときは、様々な出庫指示を在庫品ごとに合計して、一度に取り出します。
たとえば、Ａ得意先に製品アを10個、Ｂ得意先に製品アを30個出庫する場合、一度に製品Ａを40個取り出すのです。
荷揃えがすんだら、トラックが配送するル−トやトラック内での積み替えを考えて最適な積荷状態を考えます。
たとえば、一番先に立ち寄る得意先で降ろす在庫品がトラックの奥にあったら、降ろすのに苦労します。
5トントラック1台で全部積んだらよいのか、2トントラックと3トントラックに分けた方がよいのかも考えなければなりません。
複雑なときは−タのシミュレ−ションソフトウェアを利用した方が便利なこともあります。
在庫品が減ってきたら、発注しなければなりません。
放っておいたら、いずれは在庫がゼロになります。
何がどんな状態になったら発注したらよいのかは後で解説するとして、ここでは「発注する」ということ自体を考えてみましょう。
誰が発注するのかは、会社によって異なります。
営業マンがする場合もあればバイヤーと呼ばれる購買担当者がする場合もあります。
もちろん倉庫マンが発注するケースもあります。
ここでは、倉庫マンが発注するもノートしてみます。
発注とは、買う注文を仕入先や外注先にすることです。
電話、ＦＡＸ、伝票の郵送、ハガキ、コンピュータ発注データの送信など様々な方法があります｡どの方法でもこちらの買う意思が仕入先や外注先に確実に素早く届けばよいのです。
最も典型的な発注手順は、次の通りです。
発注しなければならないことに気がつく。
いつまでにいくつ必要かを決める。
どこに発注するかを決める。
値段と納期を仕入先に確認する（条件が折り合わないときは、他を当たる)。
発注するための方法を仕入先に聞く。
ＦＡＸでよければ、ＦＡＸを流す。
発注簿に発注した事実を記録する。
発注先から納品されたら、発注簿に納品済と書き込む。
納期になっても納品されなければ、どうなっているのか発注先に問合わせる。
発注するときには、誤発注や発注変更がないよう注意しなければなりません。
品番の書き誤りや入力ミスをしないようにチェックします。
もしミスすると、欲しいものが来なくて製造ラインが止まって…･と、業務がズタズタになってしまいます。
倉庫マンは、在庫が倉庫にいくつあるのかを把握していなければなりません。
在庫帳をつけてもよいでしょうし、コンピュータで処理してもよいでしょう。
いずれにせよ、現在の在庫数を知る必要があります。
在庫数がわからなければ、泥棒に商品を盗まれてもわかりません。
だいいち、電話で問合わせがあるたびに現物を見に行かねばなりません。
さて在庫の問合わせは、出庫可能かどうかの確認です。
営業マンが得意先から、「××は、明日までに納品できるか？」と聞かれたら、まず倉庫に在庫があるか確認したくなります。
製造マンがある製品をつくろうと思ったとき、「あの部品はあるか？」と倉庫に尋ねます。
この在庫問合わせに完全に対応するには、入出庫伝票を起票したつど、在庫帳に転記しなければなりません。
「在庫帳への転記は、1ヶ月まとめてしよう」では現在の残はわかりません。
ただしほとんどの会社では、1日に動く在庫の量はではないので、在庫数を即時に把握する必要はないでしょう。
昨日の終わり（＝今朝の始まり）の状態がわかれば充分です。
在庫の問合わせを受けて｢現在は在庫がない｣と答えた場合、次に「じやあ、いつ入庫するのだい」と聞かれます。
営業にしても製造にしても、入庫予定がわからないと仕事の予定がたちません。
倉庫マンは、現在が出庫不能であっても、出庫可能な時点がいつなのかを知っていなければならないのです。
将来の入庫情報は、「発注簿」に書いてあります。
「発注済で未納品」のものが、「将来入庫される」もノートいうことになります。
納品予定日が入庫予定日です。
発注簿に載っていない（つまり、発注していない）場合には、出庫要求者とよく話し合って、発注するかどうかを決めます。
発注簿で将来の入庫予定がわかるわけですから、何らかの方法で将来の出庫予定もつかんでおいた方が便利です。
出庫予定簿です。
受注簿といってもよいでしょう。
「何月何日に××を○○個、△△に出庫してほしい」という記録をつけておきます。
その日の出庫分を指示するのが「出荷指図」であるなら、「出庫予定簿」はもっと将来の出庫分に対応しているわけです。
この出庫予定簿を、在庫帳に転記します。
同様に在庫帳には、入庫予定も記入されています。
見ると、たとえば｢今日（4月1日)は在庫が40あるが、4月9日はゼロになる」とわかります。
では、10月1日に3個しかなく、出庫予定簿に「10月3日3個」と書いてある場合、10月2日の在庫はいくつでしょうか。
答えはゼロです。
もちろん10月2日にはまだ出庫されていませんから在庫はあるのですが、10月3日に出庫予定があるのですから、10月2日に「今在庫はあるのか」と聞かれたら「ありません」と答えなければならないのです。
このように将来の出庫予定も在庫帳に転記しておかないと、在庫の問合わせに正しく応対できません。
滞留在庫の管理も倉庫マンの重要な仕事です。
滞留在庫は、見ているだけでは減りません。
出庫しないのだったら、置いておくだケースペースのムダです。
もったいない気持ちもしますが、処分する必要があります（不思議なもので処分すると「○○はあったよね」という問合わせがくるのも事実なのですが……)。
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